後任さん流、引き継ぎノウハウ vol.2:業務ノウハウの洗い出し

  

 

こんにちは、後任さん編集部です!

後任採用において、切っても切り離せない大切な

「引き継ぎ」

について、お伝えしております。

前回のvol.1では、基本中の基本である「担当業務の洗い出し」についてお伝えしましたが、今回のvol.2では、「業務ノウハウの洗い出し」についてです。

特に中途採用ではOJTを中心とした引き継ぎになりますが、前任者として培ってきたノウハウをきちんと棚卸し・洗い出しをして言語化しておくことで、後任者の理解も進みやすく、その後の創意工夫も生まれやすくなります。

以下のポイントを踏まえて、丁寧に洗い出していきましょう。

Vol.2:業務ノウハウの洗い出し

step1:属人性を排除し業務を「見える化」する

業務の具体的なノウハウを引き継ぐ上で最も大切なことは、「属人的になっている知識・技術を極力排除すること」です。

後任はもちろん、周囲の方はあなたがどんな仕事をしているか、表面的には把握できても頭の中で何を考えながら仕事を進めているのかまでは絶対にわかりません。

今一度、客観的に振り返り、その仕事を「見える化」してみましょう。

「見える化」するためのポイントとして、その仕事を下記の5つに分解することが大切です。

目的(何のための仕事か)
インプット(目的を達成するために必要な情報・ツール・スキルはなにか)
成果物(完成形はどのようなものか)
関係者(どのような人が関わっているか)
効率(開始からゴールまでの手順、所要時間、費用はいくらか)

例えば、「社内広報冊子を作成する(毎月)」という仕事を分解すると下記図のイメージです。


step2:これまで自分が悩んできたこと、コツを洗い出す

ある程度の期間担当してきた仕事であれば、小さな改善が積み重ねられてきた、あるいは苦難の末に現在の対応方法にたどり着いた仕事があるはずです。

そのような変遷を知らない後任が同じ轍を踏まないように、しっかりと「なぜその対応方法になっているのか」「どういう経緯でそうなっているのか」なども共有しましょう。

また、
「〇〇さんにはこういう言い方で依頼したほうがいいよ」
「〇〇の資料はこういう体裁を守ったほうがいいよ」
など、自分なりのちょっとしたコツも伝えてきましょう。

step3:改善が必要な部分は前もって周囲・上長に相談する

最後に、フローや担当者の見直しと同様に、業務のハウツーにおいて曖昧な部分や
これまでおざなりになっていた部分、改善が必要な部分は、引き継ぎを期に前もって改善しておきましょう。

後任が悩んでしまう要素はできる限り無くしておくということを念頭においたうえで、
上司や周囲に相談して新たな対応方法を考えましょう。

 vol.3へ続く

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