後任さん流、引き継ぎノウハウ vol.3:引き継ぎ先の調整、決定

  

 

こんにちは、後任さん編集部です!

後任採用において、切っても切り離せない大切な

「引き継ぎ」

について、お伝えしております。

vol.1では、「担当業務の洗い出し」について、
vol.2では、「業務ノウハウの洗い出し」についてお伝えしてきました。

今回のvol.3では「引き継ぎ先の調整、決定」についてです。

ここまでは過去の振り返り、今あるものの棚卸しや洗い出しについてでしたが、ここからはいよいよ新しく考える領域です。

「まずは引き継ぎ先を誰にするか考えましょう」

と聞くと

「え?後任(新人・異動者)さんでしょ?」
となるかと思いますが、vol.1でも触れたとおり、必ずしも今の業務がそっくりそのまま後任へ引き継がれるとは限りません。

改めて俯瞰した目線で、最適な引き継ぎ先を考えていきましょう。

Vol.3:引き継ぎ先の調整、決定

step1:業務の特性や後任のタイプに合わせて振り分ける

前提として、引き継ぎ先である後任が、自分と全く同じ人間であるわけがありません。つまり、自分と同じレベルで仕事ができるとは限らないですし、はたまた同じ仕事をすべき立場の人ではない可能性もあります。自分よりも経験が上の人に引き継ぐこともあるでしょうし、新卒の若手に引き継ぐなんというケースもあります。

そのため、自分の業務を整理した上で
・この企画業務は異動してくる後任の人に引き継ぐが、運用の部分は後輩のAさんに引き継ごう
・この業務は今は人事がやっているが、領域的には総務なので(これを機に)総務に引き継ごう
などの線引きが必要となってきます。

尚、後任と面識がなく、仕事のレベル感が分からないことも多いかと思います。

後任の得意分野や不得意分野については、これまで後任と一緒に仕事をしてきた人に聞くこともできますし、新しく入社する人であれば人事に聞くという手もあります。そこでヒアリングできた情報を踏まえ、考えていた引き継ぎ先で問題ないかをチェックし、柔軟に決めていきましょう。

 step2:引き継ぎ先について了承を得る

引き継ぎ先が部署をまたぐ場合は、直接、または上司の方を通じて、引き継ぎ先部署の了承を得た上で引き継ぎミーティングなどを設定しましょう。

もちろん、何らかの経緯があって担当していた業務ではあるかと思いますが、会社目線に立った時に、どこの部署がその業務を担うことが最適かを見直すことが大切です。

しかしながら、引き継ぎまでの期間が短く、他部署へ引き継ぎかどうかを調整する時間が無いケースもありますよね?その場合は、暫定的に自分のメインの後任へ引き継ぐことになるかと思います。その際、

「この仕事は一旦は引き継ぐものの、今後タイミングを見て●●の部署に引き継げないか調整を進めた方がよいと思う」

ということを明確に伝えておくようにしましょう。

step3:引き継ぎ先を確定させる

引き継ぎ先の確認が取れたら、引き継ぎのためのミーティングをどんどん入れておきましょう。

その際、一気に全てを詰め込もうとするのではなく、テーマごとに分けて複数回の時間を抑えることが大切です。Step1でも触れましたが、後任者のレベルによっては、一気に覚えることは困難であることも多いためです。

合計の引き継ぎ時間が仮に2時間かかるとしても、内容を分解した上で引き継ぎを日を1時間ずつ(合計2回)に分けた方が、すんなりと頭に入りやすいことも多いですし、1回目の引き継ぎ内容の疑問点が追加で上がる可能性もあります。

また、細かいですが、引き継ぎのためのミーティングをカレンダーで設定する際に、会議の件名かメモ欄に、引き継ぎ内容のタイトルを入れておくとよいかと思います。相手側にも引き継ぎ状況が伝わりますし、漏れがなくなるというメリットがあります。作成した引き継ぎのチェックシートなどを活用しながら、順を追ってセッティングしていきましょう。

vol.4へ続く

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