後任さん流、引き継ぎノウハウ vol.4:引き継ぎスケジュールの設定

こんにちは、後任さん編集部です!

後任採用において、切っても切り離せない大切な

「引き継ぎ」

について、お伝えしております。

vol.1では、「担当業務の洗い出し」
vol.2では、「業務ノウハウの洗い出し」
vol.3では、「引き継ぎ先の調整、決定」についてお伝えしてきました。

ここまできたら、いよいよ準備段階の大詰めです。

引き継ぎの内容については準備が整いましたので、最後に、どんなスケジュール・段取りで引き継いでいくかを決めておきましょう。きちんと優先順位を付けることで、周囲への影響負荷を調整できます。

Vol.4:引き継ぎスケジュールの決定

step1:影響範囲が大きいもの、習得に時間がかかるものを優先

洗い出した業務をとにかく片っ端から引き継いでいけばいいわけではありません。どの業務が最も周囲への影響があるのか、しっかりと見極めて、影響範囲の大きなものから引き継いでいきましょう。

例えば
「フロー上、連絡を取り合う人数が多い仕事」
「承認が必要で上長や決裁者を巻き込まなければいけない仕事」
「受注規模の大きなクライアントに対する仕事」
などが影響範囲が大きいものです。


またシステムの仕様や、後任の技術・知識などの都合で「慣れるまで時間がかかる仕事」、最初のうちはリスクヘッジとして前任と後任で「ダブルチェックをしなければならない仕事」、などもあるかと思います。

そういった仕事も、早い段階で余裕を持って引き継いでおくことで、前任と後任がお互いに安心して業務に取り組めるようになります。

 step2:バッファをもったスケジューリングを設定

スケジューリングにおいて大切な視点が「バッファを持つこと」です。
要は「納期に余裕を持たせる」ということが重要になってきます。

例えば自分の最終出勤日まで新しい引き継ぎが残っていたら、どうなるでしょうか?恐らく覚えられなかった業務が退職後(異動後)に露呈され、後任や周囲は苦労を強いられることになります。また、後任がそのような環境でミスができないプレッシャーを感じて、本来の能力よりも低いパフォーマンスになることも考えられます。

step1で考えた優先順位の高い業務はもちろん、優先度の低いものでも必ず余裕を持って引き継いでおきましょう。

後任の入社日(異動日)と、自分の退職日・異動日の関係で、そこまでゆとりを持てないというケースもあると思います。その場合は、「後任をサポートしてくれる役割の人」も立てておき、必用であればその人にも仕事内容を共有しておくと、後任は自分が居なくなった後でも相談相手がいて安心することができます。

vol.5へ続く

コンテンツ目次

vol.1:担当業務の洗い出し
vol.2:業務ノウハウの洗い出し
vol.3:引き継ぎ先の調整、決定
vol.4:引き継ぎスケジュールの設定
vol.5:引き継ぎ実施
vol.6:まとめ