後任さん流、引き継ぎノウハウ vol.1:担当業務の洗い出し

 

 
 

こんにちは、後任さん編集部です!

後任採用において、切っても切り離せない大切な

「引き継ぎ」

について、お伝えしております。
前回の投稿vol.0はこちら

今回のvo.1では、基本中の基本である「担当業務の洗い出し」についてです。

ここで隅から隅まで抜け漏れなく担当業務を洗い出すことが、効率的で丁寧な引き継ぎに繋がります。逆に雑に進めると後々ものすごく苦労することになります。

以下の手順に沿って、片っ端から書き出していき、上長やチームメンバーにチェックしてもらうなどして、徹底的に洗い出しましょう。

Vol.1:担当業務の洗い出し

step1:大きな項目から小さな項目へと洗い出す

まずは担当業務を大きな括りから分解していき、それぞれの括りに紐づく仕事を洗い出します。

例えば人事担当の方であれば「採用」「研修」「評価」など、まず大きな括り(大項目)を分けます。

「採用」の中では、採用に紐づくものとして『求人掲載』『選考』『オファー』『入社準備』など、仕事(中項目)を洗い出し、その後『求人掲載』の中で発生する作業をフローに沿って<媒体リサーチ><見積もり><申し込み><原稿作成>などのタスクベース(小項目)に洗い出していきますす。

今後のためにもExcelやスプレッドシートなど、表ツールを使って大項目から小項目への紐づきをわかりやすく書き出しておきましょう。

step2:各業務のフローを洗い出す

上記のstep1が完了したら、各業務の開始から終了までの一連の流れを整理しましょう。

文字で羅列するだけでも問題は無いですが、余裕があればフロー図など作成して可視化しておくと自分と後任だけでなく第三者が見てもわかりやすくなります。

step3:業務のフローを見直す

上記step1、step2の作業が完了したら、とても大切なのがフローの見直しです。

後任だからと言ってこれまで通りに仕事を渡さなければいけないわけではありません。

むしろ会社全体のことを考えた時、より生産性が高い仕事をするには、実はその仕事は「これまでとやり方を変えた方がいい」ということも多くあります。

それに気づくための違和感を一番感じているのきっと前任者のはずです。

せっかくの洗い出しのタイミングなので、担当業務のステークホルダーや関連部署を巻き込んで業務フローの見直しを図りましょう。

よくあるのは
「不要・非効率な確認作業」
「曖昧な共有フロー・承認フロー」
「明文化されていないけど必須な作業」
「古くからあるけど実利が無い慣習」
などです。

step4:業務の担当者を見直す

step3の作業と連動して業務の洗い出しで最後に重要なのが担当者の見直しです。

「これって本当に自分がやるべきなのか?」という疑問のタネは前任者が最も多く持っているはずです。

過去の組織体制の影響や古い慣習が背景となって、わけもなく自分が担当しているケースは多くあります。そんな仕事は最も効率的に回せる部署・担当者へ譲りましょう。

場合によっては組織の軋轢や関係性によって遠慮してしまうこともあるかもしれませんが、ぜひ俯瞰した視点で考えていきましょう。

働き方改革が叫ばれる昨今、生産性の高い仕事への取り組みは必須事項です!(ちなみに逆もまたしかり、自分(後任)が新たに引き受けた方がいい仕事もある可能性は当然あります)

 

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