まずは担当業務を大きな括りから分解していき、それぞれの括りに紐づく仕事を洗い出します。

例えば人事担当の方であれば「採用」「研修」「評価」など、まず大きな括り（大項目）を分けます。

「採用」の中では、採用に紐づくものとして『求人掲載』『選考』『オファー』『入社準備』など、仕事（中項目）を洗い出し、その後『求人掲載』の中で発生する作業をフローに沿って＜媒体リサーチ＞＜見積もり＞＜申し込み＞＜原稿作成＞などのタスクベース（小項目）に洗い出していきますす。

今後のためにもExcelやスプレッドシートなど、表ツールを使って大項目から小項目への紐づきをわかりやすく書き出しておきましょう。

上記のstep1が完了したら、各業務の開始から終了までの一連の流れを整理しましょう。

文字で羅列するだけでも問題は無いですが、余裕があればフロー図など作成して可視化しておくと自分と後任だけでなく第三者が見てもわかりやすくなります。

上記step1、step2の作業が完了したら、とても大切なのがフローの見直しです。

後任だからと言ってこれまで通りに仕事を渡さなければいけないわけではありません。

むしろ会社全体のことを考えた時、より生産性が高い仕事をするには、実はその仕事は「これまでとやり方を変えた方がいい」ということも多くあります。

それに気づくための違和感を一番感じているのきっと前任者のはずです。

せっかくの洗い出しのタイミングなので、担当業務のステークホルダーや関連部署を巻き込んで業務フローの見直しを図りましょう。

よくあるのは
「不要・非効率な確認作業」
「曖昧な共有フロー・承認フロー」
「明文化されていないけど必須な作業」
「古くからあるけど実利が無い慣習」
などです。